Como se debe organizar una PYME

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Como se debe organizar una PYME

Cuando eres emprendedor y pones en marcha tu negocio, empiezas con la nueva etapa.

Esto significa que si en tu emprendimiento tendrás a otras personas que intervendrán en cualquiera de los procesos,  deberás empezar a organizar tu negocio.

Independientemente de número de actividades o procesos que vas a realizar en tu negocio, debes de dirigirlas de una manera eficiente, por lo que se hace necesario organizarse de alguna forma.

En el mismo momento que 2 o más personas aportan sus esfuerzos para la puesta en marcha de una empresa en común, se hace necesario fijar la tarea de cada una de ellas.

Esto significa que las actividades de trabajo y dirección deben ser clasificadas en grupos de funciones para que sean asignadas a las personas que correspondan, de tal forma que se deben establecer las relaciones que se deben dar entre estas personas para asegurarse que los esfuerzos que cada una haga estén coordinados para alcanzar el objetivo de la empresa.

El proceso de organización

El proceso de organización en la empresa consiste en 2 partes

  • Dividir el trabajo que se ha de realizar en tareas individuales
  • Definir las relaciones que se establecen entre las personas que deben cumplir con dichas tareas.

Bueno, tu mismo dirás que todo esto es muy sencillo, que alguien con conocimientos básicos de administración lo hará.

Te diré que no es tan fácil, si bien recuerdas en algún momento desempeñaste algún puesto en una empresa, ya sea de operación, mando medio o bien dirección.

En cualquiera de los puestos que desempeñaste, había una organización de procesos o de actividades las cuales debías seguir.

Para poder empezar con tu proceso de organización tienes que plantearte las siguientes preguntas:

  1. ¿Cómo clasificar en grupo las actividades?
    • ¿Qué guías deben emplearse para asignar trabajos a los departamentos?
    • ¿Qué secciones deben crearse?
  2. ¿Qué relaciones se deben establecer entre individuos?
    • ¿Cómo pueden delegarse la autoridad y los deberes?
    • ¿Cuánta descentralización es conveniente?
  3. ¿Cuál debe ser la estructura de organización superior del conjunto?
    • ¿Se ha comprobado los límites del alcance de control?
    • ¿Es equilibrada y operativa la estructura superior?

Asignación y Delimitación de funciones

Cuando agrupas actividades o funciones se van creando los departamentos o áreas encargadas.  Esto es positivo porque vas asignando personas encargadas de cada una de las funciones según su actividad.

No necesariamente deben figurar como departamentos, puedes llamarles también división o áreas, esto es más común ahora, ya que con una administración abierta es más accesible llamarlos de esta forma.

Claro eso no elimina o disminuye  las responsabilidades que cada una pueda tener.

Los criterios más utilizados para realizar una asignación o delimitación de funciones son:

  • Por localización
  • Por productos o servicios
  • Por procesos
  • Por funciones

Sin embargo debes tomar en cuenta los siguientes factores básicos al momento de crear las divisiones o áreas.

Factores básicos de la departamentalización

Llegado el momento de agrupar y asignar actividades en unidades de trabajo, se debe buscar la combinación óptima de las ventajas siguientes:

  • Que prevalezca la especialización
  • Que facilite el control  (verifica que puedan existir comprobaciones independientes, es decir que sea fácil de supervisión)
  • Que ayude a la coordinación
  • Que asegure una atención adecuada
  • Que Contemple las condiciones objetivas (horarios, personal disponible)
  • Que reduzca el gasto.

Las personas necesitan tener una sensación de propiedad sobre el conjunto y conocer la relevancia de tu trabajo

Lo más importante a tomar en cuenta es que cada empresa en particular, debe tener una estructura conforme a su tamaño, medios, naturaleza, productos y elementos directivos y ejecutivos de que disponga.

Sin embargo la descripción de las tareas, sus funciones, sus definiciones, así como el conocimiento y utilización de elementos de dirección, van a formar un modelo aplicable a cualquier tipo de empresa independientemente de su volumen.

Delegación y Responsabilidad

A medida que vas creando áreas o divisiones en tu negocio, vas creando una relación entre directivos y subordinados, así como áreas o divisiones que se van interrelacionando,  ya que algunas o muchas de sus actividades o funciones dependen de la acción de una o más áreas.

Lo mejor de crear áreas o divisiones, es que vas delegando responsabilidad y autoridad.  Así es como te vas dando cuenta también que dentro de tu equipo hay personas ideales para dirigir equipos y personas que serán estupendos colaboradores en el equipo.

Las personas que serán los encargados de dirigir el área o división, tendrán la responsabilidad para dar los resultados esperados de su área, así como de la eficiente ejecución de sus actividades, de tal forma que en lugar de ser un costo fuga, sean un costo eficiente en la cadena productiva de la empresa.

Los directivos de cada área, deben mantener un equilibrio entre los aspectos de programación, ejecución, delegación y control  con su equipo de trabajo.

Es necesario que se establezca un sistema de comunicación abierto, ya sea para dar órdenes, como para facilitar la información.

Esto genera que las personas asuman con inteligencia la importancia del valor que tiene una interrelación dinámica y constructiva en todas las áreas o divisiones de la empresa.

Recuerda que cuando en una empresa se crea un entorno que permite a los directivos transformarse en líderes, se da una empresa autodirigida y auto renovada.

Diferentes tipos de autoridad

Debes tomar en cuenta que no siempre la autoridad está en la cúspide del organigrama de la empresa.

Ya que hay diferentes tipos de autoridades, las cuales listo a continuación.

  • Autoridad legal  (representantes legales, administrador único, financiero, responsable de la firma de cheques o de contratos)
  • Autoridad técnica (experto en un proceso, puede ser también un directivo)
  • Autoridad última (Gerencia general, director ejecutivo)
  • Autoridad operacional (cuando la autoridad es delegada a alguien para realizar una actividad específica)

Naturaleza de la delegación de autoridad

La delegación de autoridad es un proceso que consta de tres aspectos:

  1. La asignación de deberes de un directivo o jefe de área a sus equipo de trabajo inmediato.
  2. La concesión de la autoridad que da el jefe de área a sus colaboradores para que estos puedan cumplir con sus deberes o tareas asignadas.
  3. La creación de una responsabilidad, por parte de cada colaborar al jefe de área, para el cumplimiento satisfactorio de las tareas asignadas.

La delegación de autoridad es un proceso progresivo, el cual requiere una gran participación por parte de la dirección superior de la empresa, es decir del dueño.

Si el dueño  no delega autoridad y responsabilidad, no puede esperar que sus directivos y colaboradores participen de forma natural en todo el proceso productivo de la empresa.

Para esto hay 3 principios generalmente aceptado en el concepto de delegación, siendo estos:

  • La responsabilidad no puede ser delegada
  • Evitar la doble subordinación
  • La autoridad debe igualar a la responsabilidad.

Espero que te sirvan estos tips de Como se debe organizar una PYME.

 

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